Tu equipo tiene talento.

Los que se repiten, siguen reglas y trabajan con información accesible. Por ejemplo: registrar solicitudes, actualizar contactos, asignar tareas o preparar documentos.

Empezamos por un caso acotado. Revisamos frecuencia, errores y tiempo de gestión para decidir si merece la inversión.

Elegimos una tarea frecuente y fácil de delimitar. Revisamos cuánto trabajo genera, qué errores aparecen y qué herramientas intervienen.

Una consulta que se copia en varios sitios o un seguimiento que siempre se retrasa pueden ser un buen punto de partida. El primer proyecto debe resolver algo concreto y permitir comprobar su utilidad.

Una automatización ejecuta pasos definidos. La IA puede ayudar cuando hay que interpretar texto, clasificar información o preparar una propuesta.

Elegimos la solución según el proceso. Si una regla sencilla resuelve la tarea, puede ser suficiente. Cuando interviene IA, definimos qué debe revisar tu equipo.

Primero revisamos cómo trabajáis y qué integraciones permiten las herramientas. Comprobamos permisos, planes contratados y acceso a los datos necesarios.

La propuesta identifica qué conexiones son viables y qué licencias adicionales harían falta. Si hay una limitación, se conoce antes de construir el flujo.

El sistema se plantea para las personas que van a utilizarlo. Acordamos qué necesitan consultar, aprobar o corregir y quién será su responsable.

La documentación y el acompañamiento incluidos se concretan en la propuesta. Si hace falta la intervención de tu proveedor web o de sistemas, lo identificamos desde el inicio.

El alcance puede incluir diagnóstico del proceso, diseño del flujo, configuración, pruebas y documentación para el equipo.

La propuesta concreta qué se entrega, qué datos y accesos debes aportar, quién valida el resultado y qué acompañamiento está incluido.

Depende de las herramientas, los pasos del flujo, las excepciones y el volumen de uso. Un registro de solicitudes y un sistema con varios equipos requieren trabajos distintos.

Separamos la implantación de las suscripciones, los consumos y el mantenimiento. Así puedes valorar el coste del sistema en funcionamiento.

Depende de los pasos, las herramientas y las excepciones. También de tener disponibles los accesos, los datos de prueba y la persona que valida el resultado.

Concretamos las fases y el calendario al definir el alcance. Antes de activar el sistema, probamos el recorrido completo y los errores previsibles.

Antes de conectar servicios, acordamos qué información necesita el proceso y quién puede acceder a ella. Revisamos las condiciones del proveedor y los puntos de aprobación.

Los datos confidenciales requieren una valoración específica. No se incorporan a una herramienta por defecto ni se envían más datos de los necesarios.

Definimos quién recibe los avisos, cómo se revisan las incidencias y qué puede hacer el equipo si necesita intervenir. También dónde queda documentado el funcionamiento.

El mantenimiento se acuerda por separado o dentro del acompañamiento contratado. Cambios en una herramienta, sus permisos o tu proceso pueden requerir ajustes posteriores.

Establecemos un punto de partida y elegimos indicadores relacionados con la tarea: tiempo de gestión, errores, duplicados o solicitudes pendientes.

Después contrastamos el uso real. El objetivo es comprobar si el trabajo está mejor resuelto, con una carga de mantenimiento razonable.

Un ejemplo de la tarea que quieres mejorar, las herramientas que utilizas y una explicación de dónde se atasca. También quién la realiza y con qué frecuencia.

Con esa información podemos valorar el primer proyecto. Envíanos tu proceso y revisamos el encaje.